Abizeitung organisieren & planen – inkl. Zeitplan & Liste

VON: DANIELA MEISCH

Zeitplan für deine Abizeitung » Wann mit dem Abibuch anfangen?

Die ultimative Anleitung zur Erstellung eurer Abizeitung

Ihr fragt euch, wie der Zeitplan für eure Abizeitung aussehen soll? Wann sollt ihr mit eurem Abibuch anfangen? Und wie wird eine Abizeitung organisiert und geplant? Stichwort! Organisation und Planung ist das Wichtigste bei der Erstellung eurer Abizeitung.

Wir zeigen euch, wir ihr mit einem durchdachten Monatsplan alles gut händeln könnt, gut organisiert seid, nicht in Panik verfallt und zum geplanten Termin eure Abizeitung in Händen haltet.

GRADDY-TIPP

Abibuch Planung ohne Stress

Zugegeben – eine Abizeitung ist mit Arbeit verbunden.
ABER: wenn ihr alle Aufgaben die anfallen in kleine Teilaufgaben unterteilt, habt ihr alles schön übersichtlich im Blick und den Fortschritt eurer Arbeit immer vor Augen.
So fällt es leichter motiviert und am Ball zu bleiben.

Zeitplan für die Abizeitung – Wie beginnen?

Der Zeitplan für eure Abizeitung sollte mit dem gesamten Abizeitungskomitee abgesprochen werden – falls ihr noch kein Komitee habt, findet ihr unter Abizeitungskomitee gründen die besten Tipps fürs Vorgehen. Am einfachsten haltet ihr bei einem Treffen erst mal alles auf der Tafel fest um darüber diskutieren zu können.

Wichtig: nicht nur die Termine für die Abizeitung sind wichtig sondern auch eure Termine drum herum, wie z.B. Abiklausuren, Ferien, Abifahrt etc. Trefft euch regelmäßig und legt dafür feste Tage und einen Ort fest. Am einfachsten ist das natürlich nach Unterrichtsschluss – zumindest wenn alle Schüler eures Teams mal zur gleichen Zeit aus haben ;)

GRADDY-TIPP

Verantwortlichen für den Zeitplan bestimmen

Damit der Zeitplan für eure Abizeitung auch wirklich eingehalten wird, solltet ihr einen Verantwortlichen bestimmen, der sich nur darum kümmert, dass alle Termine eingehalten werden, die bei der Abizeitungsorganisation wichtig sind.

Wann beginnen mit der Planung fürs Abschlussbuch?

Im Grunde gibt es keinen festen Termin zum Start der Planung und Organisation für eure Abizeitung. Das kommt tatsächlich ganz auf euer Team an. Es gibt Abizeitungskomitees, die schon 1,5 Jahre vor ihrem Abitur mit der Planung und Organisation ihrer Abizeitung beginnen. Dann gibt es die Abizeitungskomitees, die es etwas schwerer haben und auf den letzten Drücker mit ihrer Abizeitung starten.

Wir können jedoch aus Erfahrung sagen, dass es in allen Fällen tolle Ergebnisse zu sehen gibt. Und natürlich unterstützt euch das Team von GRADDY jederzeit, damit ihr noch pünktlich eure Abizeitung erhaltet.

Einzelne Termine für den Abibuch-Zeitplan

Am besten beginnt ihr euren Zeitplan rückwärts. Ja richtig, organisieren geht gut rückwärts ;-D Beginnt mit dem wichtigsten Termin, dem Liefertermin eurer Abizeitung. Da ihr schon wisst, wann eure Abiparty oder euer Abiball stattfindet, wisst ihr auch schon, wann ihr eure Abizeitung geliefert haben möchtet.

Diesen Termin tragt ihr am besten im Preisrechner in den Terminkalender ein. Dort bekommt ihr angezeigt, wann der Freigabe-Termin für den Druck ist und wann ihr die Daten eurer Abizeitung an GRADDY übermitteln müsst.

Der Freigabe-Termin ist nicht gleich der Abgabe-Termin. Der Abgabe-Termin liegt im besten Fall 3-5 Tage vor dem Freigabe-Termin.

Es passiert öfter mal, dass Kleinigkeiten mit euren Daten noch für den Druck angepasst werden müssen oder eure Bilder im PDF nicht mit kommen. Dies kontrolliert das Team von GRADDY und arbeitet eng mit euch zusammen, so dass eure Daten schnellstmöglich druckfertig werden. Aber - dafür benötigt ihr auch etwas Zeit. Daher plant immer großzügig in eurem Zeitplan.

Aufgaben verteilen um im Zeitplan zu bleiben

Besonders wichtig ist es, dass ihr eure Aufgaben, die für die Erstellung eurer Abizeitung nötig sind, auf verschiedene Personen verteilt. Natürlich sollten sich alle Mitschüler im Abizeitungskomitee an den Zeitplan halten damit ihr nicht in Zeitnot geratet. Am besten setzt ihr für alle Aufgaben direkt Fristen. So wird das Organisieren eurer Abizeitung einfacher.

Wann nach der Druckerei für den Druck der Abizeitung suchen?

Am entspanntesten ist es, wenn ihr, sobald das Abizeitungskomitee steht, mit der Suche nach der Druckerei für den Druck eures Abibuchs beginnt. Bei einigen Anbietern, wie auch beim Online-Druck mit GRADDY, gibt es zu bestimmten Zeiten Rabatte mit denen ihr sparen könnt, wie z.B. den Frühbucherrabatt. Bei GRADDY gibt es 10% meist ab Oktober bis zum 31.12.

Ihr fragt euch jetzt sicher, wie ihr zu dieser frühen Zeit schon wissen sollt, in welcher Auflage ihr eure Abizeitung bestellen sollt oder wie viele Inhaltsseiten diese hat. Bei uns kein Problem, das könnt ihr alles bis zum Hochladen eurer Daten noch anpassen! Wir können hier natürlich nur für uns sprechen.

Wann holen wir unsere Sponsoren mit ins Boot?

Die meisten Abibücher lassen Sponsoring-Anzeigen mit abdrucken, um den Preis ihres Abibuchs zu senken. Hier solltet ihr so früh als möglich mit der Sponsorensuche beginnen. Macht es euch einfach und bucht bei eurer Bestellung aus den GRADDY Sponsorenanzeigen mit dazu oder/und ihr sucht nach geeigneten Sponsoren.

By the way: Wir haben euch die wichtigsten Sponsoringtipps zusammengestellt. Guckt gleich mal rein!

Unser Tipp: geht direkt beim Sponsor vorbei oder ruft dort an. Mails oder Briefe werden meist ignoriert. Außerdem könnt ihr noch eure Mitschüler fragen, ob deren Eltern eigene Firmen haben die euch mit einer Sponsoring-Anzeige unterstützen.

Abizeitung erstellen – Inhalte sammeln und Layout festlegen

Der nächste wichtige Punkt in eurem Zeitplan ist das Thema Inhalt und Layout eurer Abizeitung. Ihr solltet auch hier frühzeitig mit dem Sammeln der Inhalte für eure Abizeitung beginnen. Denn je nach Schüler benötigt der ein oder andere etwas mehr Zeit um seine Inhalte wie Steckbrief, Bilder, Grüße oder Kommentare abzugeben.

Macht es euch einfach und nutzt zum Sammeln einfach die abiapp.net. Bucht ihr bei GRADDY euren Druck, bekommt ihr die abiapp.net umsonst mit dazu.

Mit dem Layout für eure Abizeitung könnt ihr auch schon frühzeitig beginnen. Auch wenn ihr noch keine Texte und Inhalte habt, könnt ihr einfach mit Platzhaltern und Bildtext arbeiten. Sobald dann die ersten Inhalte fertig sind, könnt ihr diese einbauen.

Korrekturlesen und Prüfung der Inhalte eurer Abizeitung

Sind alle Inhalte für eure Abizeitung gesammelt und in euer Layout eingebaut, könnt ihr mit dem Korrekturlesen beginnen. Am besten lest ihr zweimal Korrektur. Es finden sich immer wieder kleine Fehler – meist sogar noch in der gedruckten Ausgabe ;).

Ihr solltet beim Korrekturlesen natürlich die Texte auf Fehler absuchen, aber auch kontrollieren, ob alle Texte und Fotos zusammen gehören – nicht dass der Text von Jannik bei Miras Bild steht ;)) – ob alle Inhalte und Anzeigen in der Abizeitung eingebaut sind und natürlich, ob eure Mitschüler höflich geschrieben haben. Ihr – das Abizeitungskomitee – seid verantwortlich für den Inhalt eurer Abizeitung.

In manchen Schulen ist es Pflicht, die Inhalte vorher vom Rektor abnicken zu lassen. Denkt auch hierbei an die Zeit und plant genug davon ein. Seid ihr mit eurem Ergebnis zufrieden, könnt ihr die Daten schon an die Druckerei schicken.

Bei GRADDY könnt ihr euch z.B. einen Probedruck per Post zuschicken lassen. Dies ist eine lose Blattsammlung, auf der ihr nochmal alles prüfen könnt. Seid ihr jedoch knapp in der Zeit, nutzt einfach nur das Freigabe-PDF und kontrolliert dort nochmal ob alles korrekt dargestellt ist.

Zeitplan für die Abizeitung – die ultimative Checkliste

6-5 Monate vor Abgabe der Daten an die Druckerei

5-4 Monate vor dem Online-Druck

4-3 Monate vor Druckfreigabe

3-2 Monate vor dem Druck

2-1 Monat(e) vor Druckreife

1 Monat, bevor ihr eure Abizeitung in Händen haltet

GRADDY Tipp – Abizeitung organisieren & Zeitplan erstellen

Plant den Zeitplan für eure Abizeitung schön großzügig. Lieber zu viel Zeit als zu wenig und zum Schluss noch in Stress verfallen! So ist die Abizeitung im Nu erstellt und geplant.
Ihr braucht Unterstützung? Dafür sind wir da – fragt uns einfach!