Abiparty organisieren – Musik, Locations, Outfit & Co.

VON: DANIELA MEISCH

Checklisten & Tipps für den ultimativen Abgang

Die Abiparty findet während eures Abschlussjahrs statt, also viel früher als der Abiball. Die Feier soll vor allem Spaß machen und euch Geld in die Abikasse spülen. Am besten feiert ihr an einem Wochenende, denn der Sinn der Abiparty ist, dass so viele Schüler wie möglich kommen, mit euch feiern und so einen Teil eures Abiballs finanzieren.

So simple wie einfach.

Organisation der Abiparty

Oft gibt es ein spezielles Abiparty-Komitee, das sich um alles kümmert und genau planen und euch eine unvergessliche Abiparty beschert. Am einfachsten ist es, wenn ihr euch ihr euch direkt bei den Abiturienten des Vorjahres erkundigt, wie sie ihre Abiparty organisiert haben.

• Wo wurde gefeiert?
• Welche Tipps und Tricks gibt es für euch?
• Was gab es für Stopersteine?
• Worauf solltet ihr achten?
• Was ist wichtig?

Abiparty-Locations – 2 Möglichkeiten

Ihr habt zwei Möglichkeiten eine Location für eure Abiparty zu finden. Entweder ihr bucht einen Club oder eine Diskothek zum Feiern, oder ihr sucht euch privat eine Location und stemmt alles selbst. Achtet darauf, dass ihr immer einen Vertrag erhaltet, egal ob vom Club, vom DJ etc.

Die Abiparty im Club

Im Club zu feiern ist um einiges einfacher in der Organisation, da ihr im Normalfall nur die Location finden und buchen müsst. Um alles andere kümmert sich der Veranstalter. Ihr als Stufe habt also an dem Abend auch frei und könnt alle zusammen mit feiern.

Achtet darauf, gute Preise zu verhandeln und vereinbart Dinge, wie das Datum, welche Getränke es geben wird, ob, wer und wie Werbung gemacht wird und wieviel Prozent ihr z.B. von den Getränken und dem Eintritt erhaltet.

Eure Abiparty ist für jeden Club ein Gewinn und sorgt gleichzeitig für Werbung für den Club.

Verhandelt also gut.

Vorteile einer Club-Abifete

• Wenn eure Abiparty im Club steigt müsst ihr euch nicht um Dinge wie GEMA, Versicherung, Steuern, Schankerlaubnis etc. auseinander setzen.
• Außerdem müsst ihr nichts auf- und abbauen oder aufräumen.
• Am besten wählt ihr einen Veranstaltungsort, der von vielen Schülern gerne besucht wird. Hier werdet ihr auf jeden Fall genug Schüler/innen finden, die mit euch feiern, da sie die Location schon kennen und gute Erfahrungen gemacht haben.

Die Abiparty in der eigenen Location

Wenn ihr alles für eure Abiparty selbst organisiert, habt ihr einiges zu planen, aber die Ausgaben bleiben überschaubar und euch bleibt mehr Geld für den Abiball. Außerdem müsst ihr daran denken, an diesem Abend genug Personal zu haben. Denn ihr müsst z.B. den Eintritt kontrollieren und Karten abreißen, Getränke ausschenken etc. Aber damit ist der Gewinn für die Abikasse dann auch richtig, richtig gut.

Das sollte gut geplant sein. Am besten ihr kalkuliert in mehreren Schichten, damit jede/r von euch auch ein mitfeiern kann.

Kriterien für die Location-Suche

Wenn ihr nach geeigneten Räumlichkeiten sucht, achtet auf jeden Fall auf folgende Punkte:

• die Größe der Location. Sie sollte nicht zu groß und nicht zu klein sein. Wieviele Schüler/innen sind zugelassen?
• Den Ort der Location? Kommen die Schüler/innen dort gut hin?
• Dürft ihr laut Musik machen oder stört das die Anwohner?
• Wie hoch ist die Miete?

Bei der eigenen Location müsst ihr euch noch darum kümmern, dass ihr eine Garderobe habt und jemand die Getränke besorgt und diese ausgeschenkt werden. Nach der Veranstaltung müssen alle zusammen halten und gemeinsam aufräumen. Außerdem müsst ihr euch um so Dinge wie GEMA, Versicherungen, Steuern, Schankerlaubnis, Security etc. kümmern.

Wenn ihr euch unsicher seid, fragt nach und lasst euch helfen.

Checkliste Abiparty

An Folgendes solltet ihr bei der Organisation auf jeden Fall denken:

Sicherheit und Haftung auf der Abifeier

Normalerweise hat ein Club oder eine Diskothek schon einen DJ und eine Security. Fragt aber auf jeden Fall nach, wie das läuft. Müsst ihr euch noch um irgendwas kümmern? Feiert ihr privat, müsst ihr euch darum kümmern, dass es jemanden für die Sicherheit gibt. Ihr möchtet doch nicht, dass an dem Abend die Polizei öfter mal vor der Tür steht, weil die Party außer Kontrolle gerät.

Was auch geklärt werden muss, wer der rechtlich haftende Veranstalter ist. Wer hat die Verantwortung, wenn doch mal was passiert? Ist der Clubbesitzer genügend versichert? Und, wie lange dürft ihr feiern? Am besten schließt ihr eine Haftpflichtversicherung für eure Veranstaltung ab.

Einrittspreise gut kalkulieren

Überlegt euch, wie hoch der Eintrittspreis sein darf. Er sollte nicht zu hoch, aber auch nicht zu günstig sein. Ist er zu hoch, kommen zu wenig Leute. Ist er zu niedrig, bleibt für euch nicht viel übrig. Oft hängt die Höhe des Preises auch mit den Ausgaben und Einnahmen der Abiparty zusammen:

Möchtet ihr nur im Vorverkauf Karten verkaufen oder sollen auch an der Abendkasse noch Karten zu kaufen sein. Soll der Preis unterschiedlich hoch sein? Braucht ihr unterschiedliche Karten mit unterschiedlichen Preisen? Schaut mal hier: Abiparty-Karten drucken bei GRADDY

Abiparty-Musik & fette Beats

Das Wichtigste, die Musik auf eurer Abiparty. Ohne coole Musik läuft nichts, egal ob im Club oder in eurer eigenen Location. Deshalb achtet genau darauf, was der DJ für Musik auflegt. Klärt die Musik vorher mit ihm ab. Auch, ob er seine Technik selbst mitbringt und auf- und abbaut.

Abiparty mit Motto!

Die Abiparty mit Motto wird immer beliebter. Ihr möchtet etwas Unvergessliches? Dann gebt eurer Abiparty doch ein Motto. Nicht das Abimotto ist gemeint, sondern z.B. eine Kostümidee. Wie wäre es mit James Bond oder die 50er. Eurer Fantasie sind keine Grenzen gesetzt – naja, ganz zu ausgefallen sollte es nicht sein. Es sollte schon jeder die Möglichkeit haben, das Motto an Klamotten im Schrank zu finden.

Garderobe – viel zu oft unterschätzt

Egal ob im Club oder privat - ihr müsst euch um die Garderobe kümmern. Das bringt nochmal gut Geld in die Kasse. Aber ihr solltet das nicht unterschätzen. Bei 500 bis 1000 Personen sind das dann 500 bis 1000 Kleidungsstücke. Diese müsst ihr später am Abend auch wieder dem richtigen Schüler zuordnen ;) Und, wenn was verloren geht, haftet ihr normalerweise auch dafür.

Sponsoren für die Abiparty

Mit Sponsoren und unseren Sponsoringtipps könnt ihr die Kosten eurer Abiparty senken – so einfach geht’s. Bietet Sponsoren an ihre Werbung auf eure Flyer oder Poster zu drucken, oder sogar auf eure Eintrittskarten. Dadurch sind z.B. schon mal die Druckkosten for free. Oder ihr sucht euch einen Getränkehändler, der einen Teil der Getränke sponsert und ihr für ihn auf der Abiparty Werbung macht und z.B. Plakate aufhängt oder Flyer auslegt. Super smart Kosten minimiert.

Last but not least: die Werbung

Ohne Werbung läuft nix - es sollen ja auch viele Leute kommen die mit euch feiern und eure Abikasse füllen. Also macht Werbung für eure Abiparty. Auf Plakaten, per Flyer, auf eurem privaten Insta-Kanal oder der der Schule (wenn ihr das dürft), per Mundpropaganda, E-Mails und und und. Infos wie Ort, Termin, Eintrittspreis und evtl. Hinweis aufs Motto sollten auf jeden Fall auf die Werbefläche mit drauf.

Die Abiparty-Karten und Plakate könnt ihr natürlich bei GRADDY drucken lassen. Wir helfen euch auf Wunsch auch beim designen - kostenlos natürlich.

14 Abiparty Ideen zur Inspiration

Das Abiparty-Outfit – Dress Code vereinbaren

Die Wahl des Outfits für die Abiparty spielt eine große Rolle und trägt entscheidend zur Atmosphäre der Feier bei. Die meisten Abiklassen entscheiden sich für ein bestimmtes Motto, das den Dresscode prägt. Zum Beispiel:

Die gewählte Kleidung muss nicht nur zum Thema passen, sondern auch bequem genug sein, um damit die Nacht durchzufeiern.

Bei der Festlegung des Abiparty-Outfits solltet ihr darauf achten, dass ihr niemanden ausgrenzt und Raum für kreative Interpretationen lasst, sodass alle Schüler unabhängig vom Budget die Möglichkeit haben, teilzunehmen und sich wohlzufühlen.

Obwohl viele sich an diesen Abend besonders stylen möchten, ist es doch der Spaß und das gemeinsame Feiern, was im Vordergrund stehen sollte – nicht zwangsläufig ein perfektes Outfit, oder? ;-)

Fazit: Abiparty organisieren

Im Club habt ihr wenig Arbeit, aber die Ausgaben sind recht hoch. In der eigenen Location müsst ihr selbst mit ran und könnt nur teilweise am Abend mit feiern. Dafür habt ihr nach der Abiparty richtig viele Einnahmen, die ihr für euren Abiball nutzen könnt.

Aber egal wie ihr euch entscheidet. Lasst eure Abiparty zu einem mega Erlebnis werden, von dem alle noch jahrelang erzählen. Feiert mit euren Leuten, habt Spaß und genießt den Moment. Let’s Party!

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